Cómo gestionar decenas de instalaciones ¡sin multiplicar el personal de mantenimiento!

Hace unos días recibimos un formulario de contacto a través de nuestra página web.

Menos de dos minutos después ya estaba hablando por teléfono con un Técnico de Operaciones de una empresa con decenas de instalaciones repartidas por toda España.

Como ocurre en muchas primeras conversaciones, podría haber empezado explicando qué hacemos o hablando de nuestros dispositivos.

Pero si hay algo que intento hacer siempre es escuchar.

Me gusta entender cómo trabaja cada empresa, cuáles son sus preocupaciones y dónde están invirtiendo realmente su tiempo.

Porque solo cuando comprendes la magnitud del problema puedes recomendar una solución que realmente aporte valor.

Y aquella conversación confirmó exactamente eso.

Durante los primeros minutos no hablamos de sensores.

Ni de plataformas.

Ni de tecnología.

Hablamos de cómo estaban organizadas sus instalaciones, cómo gestionaban el mantenimiento y cuáles eran las dificultades que encontraban en su día a día.

Fue entonces cuando entendí que el verdadero reto no era el cumplimiento del RD 487/2022.

Era otro mucho mayor.

Abrir una nueva sede suele ser una buena noticia.

Significa crecer.

Llegar a nuevos clientes.

Ampliar servicios.

Pero también implica algo que pocas veces aparece en los presupuestos.

Más revisiones.

Muchos registros.

Aún más comprobaciones.

Más desplazamientos.

Demasiado tiempo.

Lo curioso es que esas tareas no suelen requerir una mayor cualificación.

Simplemente hay que seguir haciéndolas una y otra vez.

Y llega un momento en el que muchas organizaciones se hacen la misma pregunta.

¿Necesitamos incorporar más personas… o necesitamos una forma más eficiente de trabajar?

El coste no siempre está en contratar personal, está en cómo utilizamos su tiempo…

Durante nuestra conversación apareció una reflexión muy interesante.

En muchas empresas el mantenimiento está centralizado.

No existe un técnico permanente en cada instalación.

Y eso no es un problema.

Es una forma lógica de organizar los recursos.

Sin embargo, cuando determinadas tareas deben realizarse todos los días, la planificación empieza a complicarse.

Un técnico de mantenimiento puede representar fácilmente entre 28.000 y 45.000 euros al año, teniendo en cuenta salario, cotizaciones y otros costes asociados.

Pero el verdadero coste no está únicamente en esa cifra.

Está en aquello a lo que dedica su jornada.

Porque una cosa es resolver averías, mejorar instalaciones o prevenir incidencias.

Y otra muy distinta invertir buena parte del día en desplazamientos o tareas rutinarias que apenas aportan valor.

Ahí fue donde la conversación empezó a cambiar.

Curiosamente, aquella empresa ya trabajaba con una compañía especializada en la prevención y control de Legionella.

No buscaban cambiar de proveedor.

No estaban insatisfechos con el servicio que recibían.

Lo que buscaban era otra cosa.

Querían encontrar una forma de automatizar determinadas tareas rutinarias relacionadas con el cumplimiento del RD 487/2022, para que el equipo pudiera dedicar su tiempo a labores que realmente requerían su conocimiento.

Y creo que ese matiz es importante.

La monitorización remota de Legionella no sustituye a la empresa especializada.

La complementa.

Permite disponer de información continua.

Automatizar registros.

Reducir desplazamientos innecesarios.

Y ayudar a que el mantenimiento sea más eficiente sin perder el control de las instalaciones.

Dispositivos Legionella

Al terminar la conversación no hablamos de implantar una solución en todas las sedes.

Hablamos de hacer lo más sensato.

Comenzar por una prueba piloto.

Validar que el modelo funcionaba.

Comprobar cómo se integraba en el trabajo diario.

Analizar el tiempo que realmente podía recuperarse.

Y, si los resultados eran los esperados como nos ha pasado con todos nuestros clientes, estudiar la posibilidad de extender esa misma estrategia al resto de instalaciones.

Porque la tecnología no debería implantarse por intuición.

Debería implantarse porque demuestra resultados.

RD 487/2022: Ayuntamientos ya exigen sensores 24/7 para Legionella

Hay una idea que no he dejado de pensar desde aquella llamada.

Cuando una empresa abre una nueva oficina no suele contratar un nuevo director financiero.

Ni crea un nuevo departamento de recursos humanos.

Entonces…

¿Por qué asumimos que cada nueva instalación debe implicar más horas dedicadas a las mismas tareas rutinarias?

Quizá el verdadero cambio no esté en instalar más tecnología.

Quizá esté en utilizar la tecnología para que el crecimiento de la empresa no implique repetir el mismo trabajo una y otra vez.

Porque crecer debería significar gestionar más instalaciones.

No multiplicar las tareas repetitivas.

La monitorización remota no cambia solo una instalación, cambia la forma de trabajar…

Cuando hablamos de automatización solemos pensar en sensores, plataformas o dispositivos.

Pero la realidad es mucho más sencilla.

La tecnología no repara averías.

No toma decisiones.

No sustituye la experiencia de un técnico.

Lo que hace es devolver tiempo.

Tiempo para planificar.

Tiempo para prevenir.

Tiempo para resolver incidencias.

Tiempo para aportar valor.

Y quizá esa sea la mayor diferencia entre digitalizar una instalación y transformar la forma en la que una organización gestiona su mantenimiento.