¿La oferta más barata no siempre gana una licitación: la lección que muchos partners siguen pasando por alto…
Hace unos días estábamos analizando una licitación pública que luego comenté con un partner con quien colaboramos habitualmente.
La conversación empezó exactamente igual que casi todas.
“¿Cuánto habrá que bajar el precio para tener ventaja?”
Es una pregunta lógica.
Y probablemente también sea la primera que se hacen muchas empresas cuando reciben un nuevo pliego.
Sin embargo, mientras seguíamos revisando la documentación ocurrió algo curioso.
Dejamos de mirar el presupuesto.
Y empezamos a leer cómo se iba a valorar realmente la oferta.
En ese momento la conversación cambió por completo.
Porque entendimos que quizá muchas empresas siguen dedicando demasiado tiempo a ajustar el precio y muy poco a calcular el coste real de ejecutar un contrato.”
El primer error no está en el presupuesto. Está en cómo analizamos el pliego…
Cuando llega una nueva licitación solemos seguir el mismo proceso.
Calculamos desplazamientos.
Estimamos horas.
Revisamos costes.
Y decidimos si el contrato puede ser rentable.
Pero pocas veces dedicamos el mismo esfuerzo a estudiar los criterios de adjudicación.
Y ahí suele estar una de las claves.
Porque un pliego no solo determina cuánto va a cobrar una empresa.
También explica qué aspectos considera más valiosos la administración.
Y entender eso puede cambiar completamente la estrategia de una oferta.
Lo que descubrimos al revisar esta licitación
Mientras analizábamos el expediente encontramos un dato que llamó nuestra atención.
La oferta económica podía obtener un máximo de 55 puntos.
Los criterios sujetos a juicio de valor representaban 45 puntos adicionales.
Es decir, casi la mitad de la puntuación no dependía únicamente del precio.
Además, la valoración económica no se calculaba mediante una simple regla de tres.
Se aplicaba una fórmula diseñada para valorar la competitividad de las ofertas sin generar grandes diferencias cuando varias empresas presentaban importes muy similares.
Y eso tenía una consecuencia muy interesante.
De hecho en uno de los lotes, la diferencia entre la mejor puntuación económica y otra de las ofertas mejor posicionadas era de apenas 0,28 puntos.
Ese dato nos hizo reflexionar.
Cuando las diferencias económicas son tan pequeñas, una propuesta técnica sólida puede convertirse en el verdadero factor diferencial.
La licitación no termina cuando presentas la oferta…
Hay una pregunta que pocas veces aparece durante la preparación de un concurso.
¿Cómo voy a ejecutar este contrato durante los próximos cuatro años?
Porque una vez adjudicado empiezan los desplazamientos.
Las revisiones.
Las incidencias.
Los registros.
Las inspecciones.
los cuartos de calderas y las horas de mantenimiento que exige el contrato.
Y es precisamente ahí donde muchas empresas descubren que la rentabilidad de un contrato no depende únicamente del precio al que se presentó.
Depende de cómo se organiza el servicio cada día por ello la importancia de la tecnologia y lo que nos puede aportar.
La mejor memoria técnica es aquella que después puedes cumplir
Uno de los mayores riesgos de cualquier licitación es prometer una forma de trabajar que después resulta difícil mantener.
Una propuesta técnica no debería redactarse únicamente para obtener puntos.
Debería reflejar una metodología que realmente pueda ejecutarse durante toda la vida del contrato.
Y ahí la planificación, la organización y el uso inteligente de la tecnología pueden convertirse en aliados para ofrecer un servicio más eficiente sin aumentar la carga de trabajo del equipo.
La tecnología no gana licitaciones. ¡Pero sí puede hacer que un contrato sea más rentable!
Cada vez más empresas están replanteando cómo ejecutan sus contratos.
No porque quieran reducir calidad.
Sino porque buscan dedicar más tiempo a tareas que realmente aportan valor.
Reducir desplazamientos innecesarios.
Automatizar tareas repetitivas.
Disponer de información continua.
Detectar incidencias antes de que se conviertan en un problema.
Facilitar auditorías e inspecciones.
La tecnología, por sí sola, no gana un concurso público.
Pero sí puede ayudar a que una empresa sea capaz de ejecutar mejor aquello que ha prometido. De hecho, algunas administraciones ya empiezan a contemplar soluciones de monitorización remota como parte de la evolución del servicio.
Y, en muchos casos, esa capacidad termina marcando la diferencia.
La pregunta que todos deberíamos hacernos antes de presentar una oferta
Después de analizar este expediente nos quedamos con una reflexión muy sencilla.
Quizá la primera pregunta no debería ser:
¿Cuánto tengo que bajar el precio?
Quizá la pregunta correcta sea:
¿Cómo puedo prestar este servicio mejor que ayer durante los próximos años?
Porque cuando cambia la forma de ejecutar un contrato…
También cambia la forma de entender su rentabilidad.
Y, probablemente, también cambia la calidad de la propuesta que recibe el cliente.
¿Y si el verdadero ahorro no estuviera en bajar más el precio?
Cuando una empresa prepara una licitación, gran parte del esfuerzo suele centrarse en ajustar al máximo la oferta económica.
Es lógico.
Pero quizá existe otra forma de mejorar la rentabilidad de un contrato.
No consiste en reducir el margen.
Consiste en reducir el tiempo que el equipo dedica a tareas repetitivas una vez que el contrato ya está adjudicado.
Cada desplazamiento innecesario.
Cada registro manual.
Cada visita destinada únicamente a comprobar una temperatura o completar una hoja de control.
Todo ello tiene un coste que rara vez aparece reflejado en el presupuesto inicial.
Por eso, cada vez más empresas empiezan a preguntarse no solo cuánto cuesta ganar un contrato, sino también cómo pueden ejecutarlo de una forma más eficiente durante los próximos años.
Porque, al final, la rentabilidad de una licitación no depende únicamente del precio de adjudicación.
También depende de las decisiones que se toman después de firmar el contrato.
…Quizá la mayor ventaja competitiva ya no sea presentar la oferta más barata. Quizá sea demostrar que eres capaz de prestar un mejor servicio durante toda la vida del contrato…
Muchas empresas siguen destinando cientos de horas al año a tareas repetitivas que hoy ya pueden automatizarse
Nuestra reflexión habitual..
No todas las licitaciones se pierden por el precio.
Algunas se pierden mucho antes.
Cuando analizamos un pliego únicamente desde el presupuesto y dejamos en segundo plano aquello que realmente se va a valorar.
Después de revisar esta licitación entendimos algo que creemos que merece la pena compartir.
Antes de calcular cuánto puedes bajar una oferta…
Dedica unos minutos a entender cómo se va a puntuar.
Puede que esa sea la diferencia entre presentar una propuesta más…
O presentar una propuesta realmente competitiva.
El expediente puede consultarse públicamente a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público
André Abalo l Dirección comercial Kenso Solutions.
- ¿La oferta más barata no siempre gana una licitación: la lección que muchos partners siguen pasando por alto…
- La licitación no termina cuando presentas la oferta…
- La mejor memoria técnica es aquella que después puedes cumplir
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- ¿Y si el verdadero ahorro no estuviera en bajar más el precio?
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