El coste de seguir controlando la Legionella como siempre: lo que no estás calculando del RD 487/2022
El coste de controlar la Legionella no aparece en una sola factura.
Está repartido entre las horas que dedica el personal a tomar temperaturas y otras medidas como cloro, pH, los desplazamientos entre instalaciones, la búsqueda de cuartos técnicos, los registros manuales y el tiempo que se invierte en recopilar información para comprobar que todo está correctamente documentado.
Son tareas necesarias para gestionar la prevención y el control de Legionella. Pero eso no significa que debamos ejecutarlas siempre de la misma manera.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto 487/2022, sobre prevención y control de la legionelosis, muchas instalaciones han tenido que adaptar sus procedimientos, planes y registros a sus obligaciones aplicables.
Y hay una pregunta que pocas organizaciones se hacen antes de planificar sus recursos:
¿Cuánto nos cuesta realmente mantener nuestra forma actual de trabajar?
El coste del RD 487/2022 no es solo el material o el servicio contratado
Cuando una empresa calcula el presupuesto destinado al control de Legionella, suele tener en cuenta los costes más visibles: los servicios especializados, los análisis, los tratamientos y los productos necesarios para el mantenimiento de las instalaciones.
Sin embargo, existe otro coste que puede pasar desapercibido porque se distribuye entre diferentes trabajadores, instalaciones y jornadas.
Es el coste operativo de realizar y gestionar las tareas rutinarias.
Pensemos en una organización con varias instalaciones. Para completar sus controles, el equipo puede necesitar acceder a diferentes cuartos técnicos, localizar los puntos de medición, consultar la identificación de los acumuladores, tomar las lecturas, anotar los resultados y comprobar que la documentación queda actualizada.
Cuando todo está bien organizado, cada tarea puede parecer insignificante.
El problema aparece cuando se repite durante semanas, meses y años.
Cinco minutos aquí. Diez minutos allí. Un desplazamiento adicional. Un registro que falta. Una llamada para confirmar una lectura.
Lo que parece un coste pequeño en cada intervención puede convertirse en una cantidad importante cuando se multiplica por todas las instalaciones y por la frecuencia de los controles.
Cómo calcular cuánto te cuesta seguir trabajando como hasta ahora
No necesitas una auditoría compleja para empezar. Puedes obtener una primera estimación con cuatro datos: el número de instalaciones, el tiempo que requiere cada ronda de controles, la frecuencia con la que se realiza y el coste real de la hora de trabajo.
La fórmula inicial es sencilla:
Una vez calculadas las horas, multiplícalas por el coste laboral interno por hora. Para que el resultado sea útil, utiliza una estimación realista del coste de la persona para la organización, no solo su salario neto.
A esa cantidad puedes añadir el tiempo de desplazamientos, la gestión documental y la coordinación que no estén incluidos en el cálculo inicial. Si quieres obtener una estimación económica más completa, incorpora también los gastos directos asociados a los desplazamientos, evitando contabilizar dos veces el mismo concepto.
Un ejemplo práctico: seis instalaciones
Imaginemos una empresa que gestiona seis instalaciones. Para simplificar, supongamos que cada ronda de controles requiere 15 minutos por instalación y que se realizan cinco rondas semanales. Utilizaremos un coste laboral interno de 25 € por hora únicamente como ejemplo ilustrativo.
| Concepto | Resultado |
|---|---|
| Instalaciones | 6 |
| Tiempo por ronda e instalación | 15 minutos |
| Rondas semanales | 5 |
| Horas anuales de control | 442 horas |
| Coste anual estimado de esas horas | 7700 € |
En este escenario, las tareas consideradas representan 442 horas de trabajo al año, equivalentes a casi 55 jornadas de ocho horas.
Y todavía no hemos contabilizado el tiempo de recopilar registros, coordinar actuaciones o desplazarse entre instalaciones, si esos conceptos no estaban incluidos.
Supongamos ahora que el equipo dedica, además, una hora semanal a reunir y revisar los registros de estas instalaciones. Serían otras 52 horas anuales, equivalentes a 1.300 € con el mismo coste horario.
El resultado sería de 494 horas y 12.426 € al año, sin incluir desplazamientos ni otros gastos adicionales.
Importante: este ejemplo no representa el coste habitual de una instalación ni establece la frecuencia que exige la normativa. Son hipótesis de trabajo para mostrar cómo calcular tu propio coste. Las frecuencias y actuaciones deben ajustarse a las características de cada instalación, a sus obligaciones aplicables y a su PPCL o PSL.
La utilidad del ejercicio está precisamente ahí: sustituir las estimaciones genéricas por los datos reales de cada organización.
El coste que no aparece en el presupuesto
El tiempo empleado directamente en los controles es solo una parte de la ecuación.
También conviene identificar cuánto se dedica a preparar documentación, comprobar registros incompletos, localizar información de instalaciones diferentes y coordinar a las personas responsables de realizar las tareas.
En organizaciones con muchas instalaciones, estas actividades pueden estar repartidas entre personal de mantenimiento, responsables de prevención, empresas de sanidad ambiental y gestores de contratos.
Cada una puede ocupar una parte pequeña de la jornada. Pero, en conjunto, pueden consumir recursos que la organización necesita para otras funciones.
Hay un segundo coste, todavía más difícil de cuantificar: el coste de oportunidad.
Una hora dedicada a localizar un equipo o transcribir datos es una hora que no se dedica a revisar una incidencia, mejorar el mantenimiento o atender otra necesidad de la instalación.
No significa que todo ese tiempo pueda recuperarse íntegramente ni que cada hora liberada se traduzca automáticamente en ahorro económico. Significa que merece la pena medirlo antes de decidir cómo organizar el trabajo.
¿La monitorización remota permite ahorrar en los análisis?
No debe plantearse así de forma automática.
La monitorización puede ayudar a reducir determinadas tareas manuales, mejorar la disponibilidad de información y facilitar la detección de desviaciones en los parámetros monitorizados. Sin embargo, cualquier modificación del programa de muestreo debe estar justificada por el plan aplicable y cumplir los requisitos normativos correspondientes.
El posible ahorro debe evaluarse considerando el conjunto de la instalación: tiempo dedicado a las mediciones rutinarias, desplazamientos internos, gestión de registros, necesidades de mantenimiento y alcance de la solución implantada.
En otras palabras, el beneficio económico puede venir de optimizar el trabajo diario y mejorar la gestión, no de dar por eliminados unos análisis que siguen siendo necesarios.
¿Qué parte de estas tareas puede automatizarse?
Aquí es donde conviene distinguir entre cumplir las obligaciones de prevención y control de Legionella y la manera de ejecutar determinadas tareas.
El RD 487/2022 no establece una obligación general de instalar sistemas de monitorización remota. Tampoco debe interpretarse la automatización como un sustituto de todas las actuaciones previstas en los planes aplicables.
La posibilidad de automatizar depende del tipo de instalación, de los parámetros que deban controlarse, de las características técnicas y de los procedimientos establecidos.
Entre las tareas que pueden automatizarse o digitalizarse, cuando la instalación y la solución técnica lo permiten, se encuentran:
- Registrar determinados parámetros del agua, como la temperatura o, según el equipo y su configuración, otros parámetros de control.
- Programar determinadas purgas automáticas en instalaciones compatibles y registrar información relacionada con su ejecución.
- Centralizar lecturas, históricos y documentación, evitando depender exclusivamente de anotaciones dispersas.
- Generar alertas e informes, facilitando la identificación de desviaciones y el seguimiento de las actuaciones.
Soluciones como VEO o JUCAR están orientadas a la monitorización de temperaturas; CABRIEL permite gestionar determinadas purgas y registrar información asociada; SELLENT está diseñado para la automatización de purgas en ramales muertos. Las posibilidades concretas deben comprobarse para cada instalación y configuración.
Por otro lado, los análisis microbiológicos, las inspecciones, las operaciones de limpieza y desinfección, las actuaciones correctoras y las demás obligaciones que correspondan siguen requiriendo la intervención prevista en la normativa y en el plan aplicable.
La monitorización remota no detecta por sí sola la presencia de Legionella ni sustituye los análisis que deban realizarse.
Su valor está en automatizar determinadas tareas repetitivas, disponer de información de forma más organizada y facilitar el trabajo de quienes tienen la responsabilidad de controlar la instalación.
Antes de invertir en tecnología, calcula el coste de no cambiar nada, nuestra reflexión…
La pregunta no debería ser únicamente cuánto cuesta incorporar un sistema de monitorización remota.
También debería ser cuánto cuesta mantener el procedimiento actual durante los próximos doce meses.
Si una organización dedica cientos de horas al registro manual, la coordinación y otras tareas susceptibles de optimización, merece la pena comparar esa situación con el coste real de una alternativa automatizada.
Para hacerlo correctamente, hay que comparar magnitudes equivalentes: qué tareas se automatizan, cuánto tiempo puede liberarse de verdad, qué costes nuevos aparecen y qué obligaciones continúan requiriendo intervención técnica.
No todas las instalaciones tendrán el mismo resultado. En algunas, la mejora principal será reducir trabajo administrativo; en otras, facilitar el seguimiento de múltiples instalaciones o disponer de información más accesible. Y en determinados casos, la inversión puede no justificarse económicamente.
Por eso, antes de tomar una decisión, conviene medir la situación actual y estudiar qué solución encaja con las necesidades reales de la instalación.
¿Sabes cuántas horas dedica tu equipo al año a las tareas rutinarias del control de Legionella?
André Abalo l Dirección comercial Kenso Solutions.
- El coste de seguir controlando la Legionella como siempre: lo que no estás calculando del RD 487/2022
- Un ejemplo práctico: seis instalaciones
- El coste que no aparece en el presupuesto
- ¿La monitorización remota permite ahorrar en los análisis?
- ¿Qué parte de estas tareas puede automatizarse?
- Antes de invertir en tecnología, calcula el coste de no cambiar nada, nuestra reflexión…
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